Juridique

Confidentialité / Loi 25 du Québec

En vigueur : selon la version indiquée au bas de la page. Cette politique explique comment Whispy, exploitant Whispy, recueille, utilise, communique, conserve et protège vos renseignements personnels.

1. Qui est responsable de vos renseignements?

Whispy est responsable des renseignements personnels détenus par Whispy. Le responsable de la protection des renseignements personnels est Romain Sanchez, Founder. Vous pouvez lui écrire à contact@whispy.tech.

2. Quels renseignements recueillons-nous?

• Identité Discord : identifiant, nom d’utilisateur ou nom affiché, avatar, pseudonyme dans un serveur, serveurs pertinents et rôles nécessaires à l’accès.
• Compte et organisation : organisations, propriétaires, groupes, permissions, appartenances, préférences et identifiants de session.
• Activité opérationnelle : opérations, participations, réseaux, affectations, partenariats, stations radio, espaces Open-Whispy et actions administratives.
• Facturation : nom et courriel du payeur, identité Discord associée, forfait, montants, devise, statut, dates et identifiants Stripe de client, abonnement, facture, paiement et remboursement. Whispy ne reçoit pas le numéro complet de carte.
• Diagnostics facultatifs : si vous activez le partage, version et système d’exploitation, disponibilité du microphone et de la sortie, présence d’un raccourci PTT, nombre de connexions et mesures de qualité réseau et audio. Aucun contenu vocal n’est inclus.
• Soutien et sécurité : messages envoyés au soutien, journaux d’audit, événements de sécurité et informations techniques nécessaires au diagnostic d’un incident.
• Contenu fourni : noms, descriptions, configurations et fichiers audio volontairement téléversés pour la radio.

3. Comment les recueillons-nous?

Nous obtenons ces renseignements directement de vous dans le client, le Dashboard, le paiement ou vos communications; de Discord lorsque vous vous authentifiez ou reliez une communauté; de Stripe lorsque vous payez; et automatiquement lors de l’utilisation du service pour les sessions, permissions, audits et diagnostics que vous avez activés.

Le partage de diagnostics du client est désactivé par défaut et peut être activé ou désactivé dans les réglages. Refuser les renseignements indispensables à l’identité, à la facturation ou aux permissions empêche toutefois de fournir les fonctions correspondantes.

4. Pourquoi les utilisons-nous?

Nous utilisons les renseignements pour authentifier les utilisateurs, vérifier l’admissibilité et les rôles, fournir les réseaux vocaux et fonctions administratives, traiter les abonnements, prévenir les abus, maintenir la sécurité, soutenir les utilisateurs, améliorer la fiabilité et respecter nos obligations légales.

Selon le territoire, ces traitements reposent sur l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales, nos intérêts légitimes à exploiter et sécuriser le service, ou votre consentement, notamment pour les diagnostics facultatifs. Whispy n’utilise pas vos renseignements pour de la publicité ciblée, ne les vend pas et n’effectue pas de décision automatisée produisant un effet juridique.

5. Audio en temps réel et radio

Le microphone est capté par le client uniquement lorsque la fonction vocale l’exige, puis l’audio est transporté en temps réel vers les participants autorisés, par LiveKit. L’activation à la voix détecte localement la présence de parole, sans enregistrer ni transcrire les conversations.

Cette règle ne s’applique pas aux fichiers audio qu’un administrateur téléverse volontairement pour la radio : ces fichiers sont stockés afin d’être diffusés jusqu’à leur suppression.

6. Qui peut y accéder?

L’accès interne est limité à l’exploitant et aux personnes qui en ont besoin pour administrer, sécuriser ou soutenir Whispy. Les propriétaires et administrateurs d’une organisation peuvent voir les identités, appartenances, rôles, permissions, activités et diagnostics partagés qui relèvent de leur organisation.

Nous faisons appel aux catégories de fournisseurs suivantes :

• OVHcloud Canada pour l’hébergement du site, de l’API, des bases de données, du transport LiveKit et des sauvegardes;
• Discord pour l’identité, les serveurs et rôles;
• Stripe pour le paiement, la facturation, la prévention de la fraude et les remboursements;
• des conseillers professionnels ou autorités lorsque la loi, la protection des droits ou un incident de sécurité le justifie.

7. Transferts hors Québec

L’infrastructure principale de Whispy est hébergée au Canada. Discord et Stripe peuvent toutefois traiter des renseignements dans d’autres pays où ils ou leurs fournisseurs exercent leurs activités. Les lois de ces pays peuvent permettre l’accès aux renseignements par leurs autorités. Avant de confier des renseignements à un fournisseur, Whispy doit évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et prévoir des protections contractuelles et techniques appropriées.

8. Combien de temps les conservons-nous?

• flux vocal en temps réel : non conservé par Whispy;
• flux OAuth temporaire : environ 5 minutes;
• session Dashboard : jusqu’à 6 heures; session renouvelable du client : jusqu’à 30 jours, sauf déconnexion ou révocation;
• diagnostics bruts facultatifs : 24 heures;
• agrégats techniques : 30 jours;
• journaux d’audit : 1 an;
• sauvegardes automatiques chiffrées ou à accès restreint : 7 jours;
• données de compte et d’organisation : pendant l’abonnement, puis suppression ou anonymisation après 12 mois d’inactivité;
• registres de paiement, factures et pièces comptables : au moins 6 ans après la fin de l’année fiscale concernée, ou plus longtemps si la loi ou un litige l’exige;
• fichiers radio : jusqu’à leur suppression par une personne autorisée ou à la fermeture de l’organisation, sous réserve des sauvegardes temporaires.

Une organisation est considérée inactive lorsqu’elle n’a plus d’abonnement actif et qu’aucun de ses utilisateurs ne s’est authentifié ni n’a utilisé ses ressources pendant 12 mois. Une demande en cours, une obligation légale, la prévention de la fraude, un incident ou un litige peut justifier une conservation plus longue et limitée.

9. Témoins de connexion et stockage local

La vitrine commerciale utilise SecurePrivacy pour gérer les préférences de consentement et Google Analytics 4 pour mesurer son audience, notamment les pages consultées et les sources de visite. Les réglages du gestionnaire de consentement et vos choix déterminent l’utilisation des témoins et les signaux de mesure transmis à Google. Vous pouvez revoir vos préférences depuis le gestionnaire SecurePrivacy. Ces outils sont limités aux pages publiques de la vitrine. Le Dashboard utilise seulement un témoin de session essentiel, sécurisé et inaccessible au JavaScript, ainsi qu’un témoin OAuth temporaire pendant la connexion. Le client de bureau conserve ses secrets de session dans le coffre sécurisé du système d’exploitation et ses préférences localement. Discord et Stripe peuvent utiliser leurs propres témoins sur leurs sites selon leurs politiques.

10. Comment protégeons-nous les renseignements?

Nous utilisons notamment le chiffrement des communications, des secrets de session aléatoires dont seule l’empreinte est conservée côté serveur, des accès selon les rôles, des journaux d’audit, des sauvegardes à accès restreint, des durées de conservation limitées et le coffre du système pour les secrets du client. Aucune mesure ne supprime toutefois tout risque.

11. Quels sont vos droits?

Selon la loi applicable, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé, le retrait d’un consentement, la suppression, la limitation du traitement ou l’opposition à certains traitements. Le retrait d’un consentement n’affecte pas les traitements déjà effectués légalement et peut rendre certaines fonctions indisponibles.

Envoyez votre demande à contact@whispy.tech. Nous pouvons devoir vérifier votre identité. Nous répondrons dans le délai prévu par la loi et expliquerons tout refus ou restriction. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de l’autorité de protection des données de votre lieu de résidence.

12. Utilisateurs majeurs

Whispy est réservé aux personnes majeures et ne cherche pas à recueillir sciemment les renseignements de mineurs. Si vous croyez qu’un mineur utilise le service, écrivez au responsable afin que la situation soit examinée et que les renseignements soient supprimés lorsque requis.

13. Incidents et modifications

Whispy évalue et consigne les incidents de confidentialité et avise les personnes ainsi que les autorités lorsque la loi l’exige. Cette politique est réévaluée lorsque les pratiques ou fournisseurs changent. Toute modification est publiée ici avec une nouvelle version; un avis additionnel est donné lorsqu’une modification est importante.

Version du document: 1.0